會議策劃公司活動項目管理的技術和流程（一）
2013-01-23 16:39:41
項目管理是門新的學科，但發展很快，出現了不少新技術。項目管理技術的應用，可以使得項目的實施更加順利，降低項目的風險性，最大程度地達到預期的目標。同樣我們對活動的管理也將借用這些技術，接下來我們將重點介紹一些項目管理的技術。
通常一個活動項目的管理，可以采取以下的項目管理流程。以下我們結合活動項目管理流程圖并重點介紹幾種大型活動項目管理常用的技術。
1，對項目和工作范圍的定義
工作范圍意指整個活動運營的工作量，它包括所有的工作內容。活動所服務的客戶或主要贊助者可能會給出一些簡短的對工作量(或范圍)的要求。在定義工作量的過程中非常重要的是，羅列并了解活動的利益相關者的需要。
2，建立一個工作的分解結構
工作分解結構是一個以項目產品或服務為中心的子項目組成的項目“家族樹”，它規定了項目的全部范圍。工作分解結構是為方便管理和控制而將項目按等級分解成易于識別和管理的子項目，再將子項目分解成更小的工作單元，直至最后分解成具體的工作(或工作包)的系統方法，是項目范圍規劃的重要工具和技術之一。
為了完成一項活動的運營，需要完成一系列龐雜的任務。這些任務可能是復雜的，而把這些五花八門的任務羅列在一起，活動策劃公司，將無助于解決問題。所以應該是把這些任務分門別類地歸屬在不同的標題之下，以利于對整個工作任務的控制。比如所有與活動場地相關的任務可以歸類在場地或現場的標題之下。而那些與尋求資金或控制成本有關的工作又可歸類在財務之下。在整個項目計劃的初始階段，這種任務的分類就應該完成。
工作分解結構(WBS)是項目管理的基本方法之一，工作分解合理與否，關系到項目管理的有效性。
l 工作分解方法
工作分解的方法有兩種：
(1)基于成果或功能的分解方法，以完成該項目應該交付的成果為導向，確定相關的任務、工作、活動和要素。
(2)基于流程的分解方法，以完成該項目所應經歷的流程為導向，確定相關的任務、工作、活動和要素。
采用何種方法進行分解，應針對項目的具體情況加以確定，并非對任何項目都可以任意選擇。
我們以組織一次同學聚會活動為例，按WBS制定工作分解計劃。對于該項目，可以考慮采用基于流程的分解方法進行分解，如下圖所示
注意事項
(1)分解的結果應包含項目所有的工作要素，不能有漏項。
(2)分解的每一個工作要素都應有明確的范圍和內容。
(3)分解的粗細程度應根據項目管理的需要加以確定。
(4)分解應運用系統分析思想，充分考慮項目各層次、各要素之間的相關性，即母子關系。
(5)分解過程中，不考慮工作要素之間的順序關系。
(6)對分解結構中的各層次、各工作要素都需要編碼。
