活動策劃公司活動項目管理的技術和流程（二）
2013-01-23 16:40:57
3，對資源進行分析
資源分析是活動管理決定從哪里獲得服務和物品的依據：
· 把服務或物品外包給供應商
· 為本活動特別設置或建造的那些物品
不過，也許資源分析的最重要的成果將是人力資源計劃。這一計劃的制定將與活動的任務和責任描述直接聯系。我們會在下一節專門討論活動籌備的團隊管理。
4，明確任務和責任
在項目管理中，通常我們把任務和責任分解結構以圖示的形式置于組織結構中，那樣將責權明晰且一目了然。
5，時間安排
項目管理可以被松散地定義為對人物、任務、地點和時間的計劃。這里的時間就是時間安排，幾乎所有的活動都有固定的日期和時間限定。通常我們都需要根據任務的直接合理的安排時間表，并能根據時間安排考核進度。因為活動屬于有一定創意的文化藝術產品，而創意是需要時間反復琢磨的，他不像建筑業，大家齊心協力、政府一聲令下7天就能蓋出一個小湯山醫院，對于創意來說，如果你沒有靈感，沒有足夠多的籌備時間，你是沒有辦法完成好的。所以，對時間的安排和管理將至關重要。以下我們介紹一種有效地時間管理的方法：即通過甘特表來安排時間、管理時間。因為甘特表具有很強的實用性，花費多少篇幅進行介紹都是值得的。
甘特表的命名是為了紀念美國的企業管理科學理論家亨利。它是以圖示的方式通過活動列表和時間刻度形象地表示出任何特定項目的活動順序與持續時間。它是在初次世界大戰時期發明的，是他把任務分析和時間安排應用到海軍艦船的建造方面，活動策劃公司，他制定了一個完整地用條形圖表進度的標志系統。由于甘特圖形象簡單，在簡單、短期的項目中，甘特圖都得到了最廣泛的運用。
甘特圖內容包括：
任務―― 把活動管理各個區域的工作分解成為一個個易于管理的任務或活動。
時間段―― 對每一個任務設置一個時間段(需要考慮的因素是開始和結束的時間)。
優先順序―― 設定任務的優先順序。
圖表―― 畫一個圖表。橫著的第一欄顯示活動組織的日期，而在圖表的左手邊列出一個個任務。用橫著的粗線來顯示各個任務的時間跨度。
節點―― 因為此表是用來監控活動的進展情況的，所以對于那些特別重要的任務要指定為節點，并在圖表中標記出來。
以下是一個簡化的甘特表的例子：
甘特表的優點如下：
· 它視覺化地概括了項目或活動的時間安排
· 它是一個有效的溝通和控制工具(特別是對外包供應商和志愿者)
· 它會指明時間安排上的沖突之處和問題所在
· 它適用于所有的活動領域
· 它會提供活動的簡明歷史
