合同管理的最后一把鎖
2013-01-11 13:33:52
活動行業合同的原則性與靈活性，可以保證公司大部分的活動不會因為合同而走到司法訴訟的階段。但這也從另一個側面說明，活動行業是一個相對感性的行業，比較重人情世故，遇到問題一般也不會過于較真，鬧得那么極端。但是如果想要避免活動執行過程中出現不必要的合同風險從而影響活動進程的話，合同出口部門就一定要把控嚴格。
法務人員在合同出口的問題上一定要堅持原則，保證只有一個出口，合同章也必須由特定的法務人員保存。合同審批要按照一個完整的流程來進行，流程走完才能夠最后蓋章，不要搞人情通融。在合同草擬和走流程過程中，即使法務部門和業務部門發生一些矛盾，也必須堅持合同出口的最后部門仍然歸屬前者，這樣，既把矛盾局限在了公司內部，客戶也不會受到影響，更不會使客戶因為合同的出口問題對公司的管理體制和信譽發生質疑。
所以，良好的合同管理和流程管理制度是活動執行過程中強有力的后盾和保障，這就要求活動運營公司要加快公司內部流程建設和培訓，理順公司內部合同審批流程，使每一個執行人員都對合同審批流程有深刻的理解，逐步建立一套適合于本公司的，能夠高效、清晰、便捷地完成各項合同審批的流程體系。因為當一個大型活動來臨的時候，項目一旦啟動，大部分的人都將奔赴活動現場，活動策劃，幾地聯絡，前方的執行人員一方面要跟活動主辦方進行溝通談判，另一方面還要跟公司的法務人員溝通處理合同相關事宜，只有活動執行人員充分的了解合同審批流程，才不會完全坐等法務人員去代替你完成這些審批流程，因為那樣做的結果,既降低了工作效率，又容易因為時間問題產生內部矛盾。
法務人員對合同蓋章富有很重要的責任，要嚴格按照合同的審批流程蓋章，特別不能越級蓋章。問題是，合同審批本身又是一個需要細致審查和校對的過程，所以，執行人員便不能要求法務人員代替你完成所有合同的審批流程。如果有兩個法務人員，最好安排一個隨同項目組進駐活動現場，協助審批流程，另一個則留在公司專門負責詳細的合同審批。
下面是我們經過長期活動經驗積累，總結歸納出的對外經濟和非經濟合同審批的標準流程圖：
對外經濟合同審批流程：
對外非經濟合同審批流程：
此外，合同簽訂和審批還需要注意以下幾點：
1、原則上，合同經辦人必須提前一天將合同及合同相關資料發送至法務專員的郵箱中，并告知法務專員及時審核。
2、經法務專員審核過的合同如有任何新的修改，必須重新提交法務專員審核確認。合同經辦人應保證最終提交法務專員蓋章的合同是經法務專員確認過的合同。
3、簽訂合同之前，原則上要求對方提供營業執照復印件(或身份證復印件)、相關資質證明等。
4、除演出合同外，經濟合同原則上不走私賬，其它合同如需走私賬必須經總經理特別批準。一切經濟合同原則上必須約定不少于合同總金額20%的尾款，如不留尾款的，也必須經總經理特別批準。
5、原則上由合同經辦人填寫合同審批單，履行完全部合同審批流程后將合同提交法務專員蓋章。如果合同經辦人隨項目組外出，合同經辦人應委托一名項目組成員完成合同審批流程。合同經辦人應保持與受委托人員的溝通，并隨時督促雙方合同簽署事宜。
6、合同生效后(一般是經合同雙方簽字蓋章后)，合同經辦人應將合同審批單、生效的合同原件、對方營業執照復印件或身份證復印件、相關資質證明及合同傳真件提交法務專員存檔。
可見，一套完整規范的合同審批程序是要經過長期的實踐總結和摸索出來的，一旦形成規范，就要不遺余力地堅守和認真履行，這樣公司才能更加的發展壯大，成為行業的標準和先鋒，這也是我們活動公司一直積極努力的方向。
