新活動行業的行家和雜家
2013-01-11 13:52:06
前面說過，活動策劃，活動行業同其它任何文化行業一樣，都是一個從無到有伴隨著市場經濟出生并發展起來的商業行為，因此它也同其它任何行業一樣要與第二方、第三方、甚至更多方的合作者發生商業行為上的聯系，而活動行業的獨特之處在于它是跨行業的資源整合媒體，所以，它所與之互動并發生業務往來的行業會更加多樣和復雜，基于此，合同的簽訂就顯得相當的重要。
合同的定義是指：兩個或以上合同締結方之間規定相互之間的權力和義務的一個受法律監督和約束的協議。合同描述合同締結方之間的相互交換關系。它既可以是書面的一紙協議，也可以是口頭上的承諾協議。在活動運營行業，口頭協議容易在未來引起糾紛，俗話說得好，“口說無憑”，出爾反爾的事情比比皆是，而且活動執行過程中環節太多，參與的人員和單位形形色色，更是容易出現對協議條款的理解歧義，為防止這種情況出現，口頭協議在活動行業中并不常用，書面的合同協議是通常采用的恰當方式。
我們通過實踐總結，一個典型的活動行業的合同書應該包含以下的內容：
各合同締結方的名稱、地址、聯絡方式及其它的公司注冊信息
所提供服務或產品的細節――如設備、娛樂、場地使用等及其詳細描述
交換服務和產品的各種條件條款――各項交換的條件和約定必須清晰地表達出來，包括財務條款(支付方式等)、合同終止條款、約定的時間、雙方的責任和權力等
合同締結各方的簽名――表明各方對合同中規定的交換條件及其它協議等完全了解并同意
一般公司或企業所涉及的合同類型相對比較單一，諸如銷售行業的銷售合同，房租中介的租賃合同等等，這種單一性對于合同的制定要求反而低了很多，許多公司都可以經過長期的摸索和總結創建出一套符合常規標準模式的合同范本，格式化后便可以一勞永逸。
活動行業的行業性質決定了其合同樣式絕不會像其它的行業那樣單一，而是形式多種多樣。比如說，之前可能有一個合作意向協議，緊接著，需要有一個大的框架協議，在活動項目確定后，還將涉及到一系列的合同，諸如演出、設備租賃、舞美制作等細節合作協議。因為活動行業的創新性特點以及每次活動主題的變更、成本預算的控制，導致相關合同不可能有一個通用的模式范本，各類合同也不可能按照同樣的標準去衡量和解析，這無疑給活動公司的法務人員帶來了很大的挑戰。對于他們來說，一方面要精通普通合同簽訂的法律程序，另一方面又要非常了解活動行業的行業特點和靈活性，做到活學活用，具體事情具體對待，而不是完全照搬照抄以前的合同，或者試圖創建一種可以偷工減料的所謂格式化合同。
其次，就活動行業本身來說，它的時效性非常強。一個項目合同從簽下來到它開始執行，時間非常短，通常在一個月或者兩三個月的時間里，會有很多合同一下子撲過來等著法務人員進行審核，因此，一個活動運營公司，至少要有一到兩個專業的法務人員來審核合同。即便如此，工作量仍然很大，因為一個項目有四五十份合同，但只給二三十天的審核時間，這也給法務人員造成不小的壓力。一方面要保證審核的質量，另一方面又要考慮時間的緊迫性。所以，更加靈活的方法就是從原合同--業務部門--法務人員, 即由公司的法務人員提供以前用過的相對比較合適、完善的合同文本給業務部門做參考，然后由項目組的執行人員根據項目的具體情況來起草合同，由項目負責人對相關業務條款進行初審，最后再交由法務人員審核。這樣做的優勢在于,項目組的執行人員會比法務人員更加了解整個項目的背景和細節情況，因此，對于合同的要求會更加的明確和有針對性，此外，由業務人員草擬合同也能夠提高工作效率，為法務人員節省時間。
但這種方式所面臨的問題是，它要求項目組的執行人員一定要具備更全面的業務素質，要懂得合同草擬和簽訂的基本法律常識，不能過分依賴法務人員的審核，要把整個合同通讀一遍，然后按照具體情況去修改完善，而不是向法務人員要來一份之前類似的合同，改下數字和甲方乙方的名稱就OK了。
其實，公司的任何一個執行人員，在保證不會犯低級的、常識性錯誤的基礎上，也要培養一種風險意識，在談判和簽訂合同的過程中，要具備法務人員那種理性思考問題的能力，而不是感情用事或粗枝大葉。要知道，十次中出現一次叫風險，如果每次都發生，那就只能叫做錯誤了。
