會議策劃新活動行業的資源整合：從乙方到甲方
2013-01-11 14:54:52
當作為活動主辦方的客戶(甲方)，經過多次接觸或談判足夠信任你的公司的時候，意味著你們之間的溝通大部分已經完成，這時，作為活動運營公司更多的合同談判來源于跟其他執行單位的合作方式。比如說燈光、音響、服裝、舞臺、道具、舞臺搭建等專業公司，與他們的談判和合作將會更加影響到公司的既得利潤及項目的順利進行，因此，從執行上和商務合作上來說，都應該更加注重細節，更加學會保護自己的利益，因為當你與下游專業公司合作的時候，你的身份地位已經改變，已經轉變為作為雇主的甲方了。
然而，公司的甲方地位其實更像是一個分包商的概念，因為對于活動舉辦方的客戶來講，你又是乙方，也就是服務供應商，活動主辦方的客戶之所以能夠把項目交給你來做，更看重的是你們團隊的資質和運營活動的整體水平，所以，活動公司作為雇主對于專業合作公司的選擇就顯得尤為重要。這時你選擇的專業合作公司將變成你團隊一部分，將具有“雇傭軍”似的意義，它的專業性和水平的發揮，將直接關系到活動本身的成敗與質量，決不能因為成本、私人關系等一些可控因素導致影響活動正常進行的情況出現。一招不慎全盤皆輸，一條魚腥了一鍋湯，對于活動運營公司來講，這將是件丟了西瓜撿芝麻的事情，最終影響的是你自己的聲譽與收益。
新活動媒體是一個跨行業的資源整合媒體，將某些工種分配給別的專業公司的過程類似于工程的發包商，其實就像裝修公司分別找電工、水泥工、木工。之后，在一個活動的全程運營過程中，活動運營公司應該是這項大工程的總工程師，把控著工程中的各個環節，整個活動的靈魂諸如主題策劃等需要你來定奪，最后的執行階段，導演要現場協調調度，其他諸如燈光、音響等等的技術保證，一旦出現問題，也都要由你來負責。
由于活動行業的特殊性，演出時需要雇請很多的演員，這充分體現了活動行業合同的專業性。比如07年的海南歡樂節，新活動傳媒需要請一些外籍舞蹈團，這些外籍人員來中國的演出可能就涉及到合法性問題，如果他們是以旅行簽證來中國的，那么他們在中國的演出就是非法的，如果他們還要參加商演，就更加的不合法。這時，當你以甲方的身份地位跟演藝公司簽合同時，就必須在合同里加上一條，就是演藝公司必須確保其演出的合法性，一旦出現糾紛，跟我(甲方)沒有關系。此外，演出團體通常人比較多，合作期間還要簽署一些服從甲方安排的協議合同，以保證其為我服務的工作時間及他自己的人身安全。
另一個更復雜的合同來源于租賃相關的專業設備。因為活動公司做任何一個活動幾乎都需要燈光、音響，LED等設備，在與這些公司簽訂合同的時候一定要強調其出租物品的所有權，或者說出租權。因為從法律上說，如果他們不具有出租這個東西的所有權或出租權的話，那么就會出現權益糾紛。比如說這個東西是別人的，出租方只是借用了別人的東西，私自的把它轉租了，而沒有征得設備所有者的同意，然后等到某一天設備的主人突然發現了，于是跳到你(甲方)面前說，這個東西是他的，他從來就沒同意過乙方再出租。那么這個時候甲乙雙方簽訂的合同就處于一個無效或者說效力待定的狀態，因此在合同上一定要表明，與你簽合同的租貨公司(乙方)必須具有設備所有權或者出租權，一旦出現了合同無效或者權益糾紛的任何損失，就要由他(乙方)來承擔。
當一個活動公司的業務量足夠大，并且形成了一個行業自有品牌的時候，就可能擺脫傳統作坊式接單的活動運營模式，而發展出一批穩定的業務合作團體，甚至衍生出參股的形式。在整個業務源頭上掌握一定的話語權，就可以形成一個類似于聯盟式的組織，一旦有項目啟動，聯盟組織可以全線統一出擊，產業鏈條上的各個環節獨立運作，聯合發揮作用，而不是像分包一樣拿到訂單再分別找人來做。因此，如何更好地跨行業整合資源，是一般的活動運營公司向品牌活動運營公司過渡的重點和難點所在。
讓我們輕松一下，講一個“信守合同”的小段子，張三在一家銀行門口擺攤賣燒紅薯，他賣的燒紅薯十分好吃，來買的顧客很多，不久便積攢下了相當可觀的財產，他老鄉李四聽到這個消息后專門跑過來找他借錢，張三那個時候還沒有看過我們寫的這本書，但回答得卻足夠專業，他說，“對不起老鄉，錢我本來是可以借的，不過，活動策劃，當年我在這里擺攤設點的時候，便已經和這家銀行訂下了合同：彼此決不搞殘酷的商業競爭，也就是說，銀行不賣燒紅薯，我呢，也決不經營貸款業務，我怎能不信守合同呢?”
