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問：舉辦場地的餐具是什么樣的？玻璃器皿呢？刀具呢？

 

答：你一定要預先看到活動將使用的餐具。要在活動還未舉辦之前，四處巡視一下，確保一切都已準備就緒并符合要求。有一次在客戶早餐會議之前進行的檢查發現，準備用于早餐的杯子不干凈有污點，還有果肉粘在上面，這件事很有損形象，但因為提前發現，就有時間把臟杯子換下來。

 

某次活動在加勒比海的一個高級場所內舉行，例行檢查中發現已擺放好的一些餐具有缺口，根本不能給客人使用。

 

另一次在私人住所舉行的午后社交活動所選用的餐具完全錯誤，它們粗短厚重，是餐館正餐使用的標準餐具，而這次活動是輕松優雅的社交活動，應選用精巧的瓷器和銀器。如果在簽訂合同以前正確地策劃活動、審查地址就能避免這個問題。質量較好的餐具能增添活動的魅力，提高客人的體驗程度。

 

問：總共有多少衛生間？它們的狀況如何？需要修飾一下嗎？在活動當晚它們將怎樣裝飾？安排了衛生間服務員嗎？

 

答：有一個餐館正在舉辦活動，看起來他們干得不錯，一切都顯得熠熠生輝，唯一不好的是，其中一個衛生間缺了一張墻紙。這是件小事，但它卻削弱了整體效果。在場地考查和預備會召開時墻紙還在，顯然，墻紙是最近才損壞，還沒有來得及請人修復。由于知道衛生間的狀況對舉辦的活動很重要，所以餐館立即與設計師取得了聯系，設計師很快送來一張墻紙，對衛生間進行了臨時修補。

一些高級餐館有衛生間服務員，他們遞給你手巾時會希望你付小費。在特殊活中，客人有時必須自己付停車費、存衣費（一般會有指示牌），如果你還期望他們為其他服務付小費就不太合適了。如果衛生間服務員、行李員、存衣處服務員以及其他的服務人員都已預先得到相當于小費的報酬，就要求他們不要接受客人的小費。與會場管理人員溝通一下，讓他們弄清楚你將怎樣處理小費之類的問題。你可以在預算中為這些項目留出一些費用，把支付的數額加入賬單里，或者在晚會結束時分發裝有小費的信封，親自感謝為你的活動成功舉辦做出貢獻的每一位工作人員。應該讓客人和工作人員都知道小費問題已經解決好。不要把放小費的盤子擺出來。如果有客人要付小費，請員工說明當晚的服務是由主辦人提供的，不必另付小費。如果為客人提供香水，必須是贈送的。在活動當晚一定要安排人員向員工們說明這些規定。

 

問：有沒有在活動場地外安排供員工休息的地方？

 

答：考慮一下，員工們在哪里能夠短暫休息。如果你不希望他們聚集在正門入口處吸煙，你希望他們在哪里？照頋好員工很重要，這樣做不只是基于人道的原因。如果員工精疲力竭、饑俄或者口渴，他們的服務質量和整個活動的效果就會受到影響。要為他們準備好提神的便餐、果汁和飲料。看看能否安排供員工專用的洗手間，這樣能使客人和員工都感到舒服。如果你在主持一場慶 典活動，你一定要確保客人在衛生間里不必等候太長時間，并且他們之間的談 話不被別人聽見。員工也應該感覺很舒服，他們得到了關心，不會枝別人不必要地耽擱。你的客人也不愿意聽到員工之間的私人談話。

 

問：員工的經驗有多豐富？

 

答：你要確保你擁有最好、最有經驗、最專業的員工。抽出時間到你將要舉辦活動的場地觀察一下，看看有沒有什么需要解決的問題。餐館的服務員可以戴耳環、戴唇環、染發嗎？主辦單位的公眾形象如何？以上做法與公司的原則相符嗎？與高層管理人員探討一下禮儀問題。你必須清楚自己想為活動設定什么樣的基調。你希望員工們友好活潑，還是鄭重一些？然后讓管理人員把這個信息傳達給員工，同時在你的活動工作單里注明出來。如果你不能保證場地的員工的外貌與公司形象相符，你必須預訂另一個會場。活動當晚，在布景工作最后結束之前，請管理人員向他們的貝工再次說明有關晚會的工作要求，并請他們將其員工介紹給主要聯系人，通常是活動策劃人。還可以借此機會對全體員

工為活動成功所做的和將要做的一切努力表示感謝。

 

問：他們有沒有處理類似規模活動的經驗？處理過多大規模的？

 

答：向相關人員了解一下情況，也可直接與曾在該場地工作過的供應商談一談。問問他們以前舉辦活動時哪些方面很成功、哪些方面還可以做得更好一點。他們曾在私人活動中一個時段內（而不是一天當中）招待過的最大客人數量是多少？他們給你帶來什么層次的體驗？要求他們提供證據。請他們在談論這些情況時要明確具體。例如，他們和誰合作過？他們以前做過什么？索要一些以前的客戶和供應商的名字和電話號碼。

問：你作為本次特殊活動的策劃者以前有沒有舉辦過類似規模的活動？

 

答：你或你的公司有什么樣的第一手經驗？如果你過去只舉辦過小型活動，那就要看看需要請誰來幫助你舉辦一場超過2000人的活動。不要因為不懂裝懂而導致活動失敗，最好是請教一個在這方面有過成功經歷的人。你可以請有創意的導演來加盟你的項目，為你提供設計和后勤方面的幫助，與你的活動籌備小組合作并分享他們的知識。