活動策劃公司活動的籌備
2013-01-23 15:37:14
很多人家里都搞過裝修，其實，做一次活動就相當于把一套毛坯房裝修成可以使用(住人)的過程。首先你要確定裝修的整體風格，活動策劃公司，是歐陸經典還是簡歐、或者中式(這是活動的目的與任務)，第二步是找裝修公司或裝修游擊隊(這相當于活動主辦方尋找活動運營公司)，活動運營公司確定以后得先出圖紙(這是活動的策劃)，然后就是做裝修進場的準備，包括購買各種裝修材料和支付預付款，這也就是我們要說的活動籌備。在施工過程有監理、有局部的修改，整個裝修任務完成以后有驗收和財務結算，可能還有其他的后續服務，這些我們后面再談。
《禮記·中庸》中說“凡事預則立，不預則廢”，意思是不論做什么事，事先要有充分的準備，就能得到成功，不然就會失敗。人們也常說，臺上一分鐘，臺下十年功，為了那一天或者兩天的輝煌時刻和絢爛瞬間，作為活動傳媒公司通常要付出一個月、幾個月甚至一年、幾年的艱辛努力，這種付出既是精神的也是體能的，以至于很多活動運營或文化公司都流傳著這樣一句諧謔的話，“我們做活動的人，大多都早生華發，因為有的活動可能只是掙個賣白菜的錢，操的卻是賣白粉的心”。
做活動跟拍電影不同，拍電影一個鏡頭不順暢可以反復的NG，片子剪完后交給發行公司，然后基本上就是坐在家里等著收票房了。做活動卻不行，活動一旦開始就是不可逆轉的，也是不能重來的，領導、嘉賓、觀眾、媒體都在現場，所出的任何一點小差錯都將可能讓活動的效果大打折扣。要避免任何的低級錯誤，使活動達到預期的效果，就必須做足活動的前期籌備工作。只有有了這些籌備環節的精心準備，才能盡可能地避免活動執行過程中可能遇到的風險和突發事件，才能盡可能的確保活動現場的萬無一失，因為活動的籌備階段各個環節都可以反復的修改、校正，而活動的過程是一次性的，除了彩排還有校正的機會外，活動是不可能在發現錯誤后再重新來過的。
這足以說明活動的籌備工作為什么會如此重要。
活動籌備更是一個復雜的過程，涉及到執行團隊的組建、活動項目的管理、資源的調度、預算的制定和控制等復雜工作。同時還涉及到活動的宣傳和推廣及活動的營銷和贊助(基于活動的推廣、營銷以及贊助的重要性，我們將在后面專門的章節里進行討論)。本章重點介紹采用項目管理的方式對活動進行管理。
項目管理與活動運營本屬于不同的學科，但每一個活動本來就是一個項目。通過五年多的實踐和摸索，我們覺得將項目管理理論有效地用于活動籌備當中，可最大限度降低活動執行當中的不可控因素，確保活動執行的高效和順暢。
