會議活動策劃細節決定成敗（一）
2013-01-23 16:44:59
“細節決定成敗”是一句至理名言，無論是在哪一個行業，還是做任何事情，把握好細節都是邁向成功的關鍵一步。
有一個《帝國亡于鐵釘》的故事，故事講的是，為搶奪英國國王的權杖，英格蘭的王室查理三世與加斯特家族的亨利伯爵已相互廝殺了30多年。有一年冬天，在波期沃斯城郊的荒原上，雙方要展開最后一場較量。兩軍對壘，查理三世氣宇軒昂，主動出擊，千軍萬馬緊隨其后，步步緊逼;而對方則連連后退。就在查理三世似乎已經看到了勝利曙光的時候，突然，戰馬一個趔趄，查理三世躍翻在地;眾官誤以為統帥中箭身亡，頓時軍心大亂，慌作一團。亨利伯爵于是趁勢大舉反攻，轉敗為勝，而且從此將英格蘭置于都鐸王朝的統治之下。原來，決戰前夕，馬夫在給查理三世的戰馬換馬掌時，發現少了一枚釘子，一時尋覓不得，于是草率地將就過去了。誰能料到，就在發起總攻的關鍵時刻，那只少釘了一枚鐵釘的馬掌偏偏松動掉了，馬既失蹄，查理三世怎能不摔倒在地?所以后來蘇格蘭就流傳開了一個民謠：“少了一枚釘子，掉了一只馬掌;掉了一枚馬掌，瘸了一匹戰馬;瘸了一匹戰馬，敗了一次戰役;敗了一次戰役，輸了一個國家。”
所以，忽略細節的后果是難以想象的，因為白蟻確實可以造成長堤的潰決。最近在電視上看到一個新聞，說日本的地鐵管理部門要求所有的員工每天早上開始工作之前都要到一個特制的機器面前為自己的微笑打分，作為公司對于員工績效評估的一個衡量標準，如果分數過低，說明你的笑容還不夠，就要及時做出調整，以使自己時刻保持最佳的工作狀態。其實在我們平凡的生活中，一句真誠的感謝或問候，一次溫馨的微笑或握手，一個細致的關照，或一個小小的善舉，雖然微不足道，卻是不可或缺的，它可能會因此給你帶來意想不到的驚喜。
中國人不缺少勤勞和智慧，所缺少的是做細節的精神。
而活動行業更是一個需要注重細節的行業，因為它關系到整個活動的成敗以及客戶的評價，每一次活動的成功執行，除了與前期的準備工作和細節的把握分不開以外，在活動執行的過程中，一件衣服的選擇，一個道具的制作都可能會影響到整個活動的現場執行效果。 本章一開頭講的故事就是這樣，送花瓶碎片雖是無奈之舉，也算一個過得去的創意，但在執行細節上卻出了大問題。海爾集團的總裁張瑞敏先生說過一句經典的話：“把每一件簡單的事做好就是不簡單;把每一件平凡的事做好就是不平凡。”也就是說，成敗在于細節，偉大始于平凡。
如果活動是在境外執行，該注意的事項就更多了，
新活動傳媒團隊曾先后做過2007中國俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會、2008海南香港經貿活動周系列活動、2009“快樂長沙”(香港)旅游合作懇談會、2009海南哈薩克斯坦經貿旅游推介會四個境外活動。數2007中國俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會最為復雜，從確定時間，到聯系場地、設備、主持人、表演團隊，總共只有不到三個月的籌備時間，而且都是國際化運作，不可預知的因素很多，不可操控的難度巨大。做境外活動首先考慮是所有執行的團隊必須一定要有去境外的資格，護照、簽證、邀請函，所考慮的細節比在國內做活動更要周密，而且所有執行方案都要有兩套以上預案。
關于2007中國俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會的執行，《非常媒戒》中曾有個專門的描述，作為參與執行者的人生回憶，那是美好的，作為執行者當時的工作任務，卻猶如臨戰前的狀態，既興奮又忐忑不安。
項目背景是這樣，2004年10月14日，中國和俄羅斯簽署中俄聯合聲明和 《中俄睦鄰友好合作條約》，兩國分別舉辦中國“俄羅斯年”和俄羅斯“中國年”。這次活動是俄羅斯“中國年”的一部分，為此，海南省由省長羅保銘帶隊，組織了150多人的龐大旅游宣傳促銷陣容，將在莫斯科舉辦海南島度假旅游專項推介會，大力開展旅游宣傳促銷，還將分別參加“中國展”、“中國之夜”對沿伏爾加河主要城市進行旅游專項促銷。毫無疑問，這次活動具有政治、外交、商務推廣等多重意義，只許成功，不許失敗。
十名公司員工組成的執行團隊一開始就遇到了超出想象的困難。生活和工作方式的差異、工作中語言的溝通對接、生活工作費用的成本過高、無法保障的作息時間、甚至生命財產安全等等一系列問題接踵而來，總制片李衛率先于9月14日赴俄協調了推介會所需的場地及設備，并完成了其他赴俄人員的行程安排的對接，為其他人員抵達后的順利工作提供了極大的保障。在進入現場執行階段后，根據上級指示對流程的一再臨時調整，使得流程和臺本的實施及翻譯工作難度成幾何級數增長，現場的彩排和技術對接工作難度加大。而全體工作人員在并不便利的條件下最大限度的發揮了團結精神和艱苦斗志以及主觀能動性，活動策劃公司，確保了推介會的圓滿完成，并得到了海南省人民政府及羅保銘省長的高度贊揚。
成功的背后體現了團隊嚴謹與扎實的工作態度。
下面幾張流程表足以說明這一點：
提前發給鳳凰衛視主持人呂寧思先生2007中國俄羅斯年海南(莫斯科)旅游推介會行程及現場流程
活動時間
活動地點
俄羅斯莫斯科總統大飯店二樓音樂大廳
活動時長
