一份好的慶典策劃方案往往可以左右慶典業務的成交與否，那么如何書寫慶典策劃方案才能體現出公司的專業水準，抓住客戶的心呢?
所謂“巧婦難為無米之炊”，目標客戶的詳細資料就是這個“米”，要想最后得到精彩的“大餐”，也就是慶典活動的成功，這個“米”，自然是必不可少的。如果沒有客戶的素材，那么再高明的槍手寫出來的方案都會有形無肉，大打折扣。
我們說客戶的資料包括以下一些內容：
1.時間：包括年、月、日、時。根據不同的特定時間可以策劃不同主題的策劃案。比如：10月1日是國慶，任何性質的慶典都可籍由國慶開展策劃。1999年是50周年國慶，策劃時則可手筆大些。“時”又可以根據上午、下午、晚上撰寫不同的策劃案。
2.環境：慶典現場的環境要明確，室內還是室外?空間多大?室內是服務場所還是辦公場所?室外是沿街門面、廣場、大樓前?面積多大?等等。都要考慮進去。
3.客戶資料：包括客戶單位性質、大致規模等。
4.慶典活動性質：是什么樣的慶典活動很關鍵。周年慶還是開張?是剪彩還是晚會、酒會?是博覽會還是政府部門招商?等等。
5.規模：除了少部分客戶一點經驗都沒有，需要我們為他策劃，大部分客戶都有自己的大致預案和預算。但有的客戶不會明確告訴你，需要我們通過他提供的一些信息加以估測。比如一個房地產公司奠基剪彩，嘉賓如果僅是一般的當地政府部門參加，預計費用可能是2萬元，如果碰巧有省部級領導參加，那我們要建議增加費用，要檔次高些。
6.個人喜好：主要是指客戶方“拍板”人員和一把手的個人喜好。比如：客戶是政府部門的外事活動，負責宣傳的人員一般以氣派和不出差錯為第一原則;如果是私營性質的客戶，經濟實惠而又不失氣派體面是第一原則。掌握好“老板”的出身和文化背景不同，以及性格都與策劃案好壞成敗有決定性因素。
7.圖片：盡可能親臨活動現場，因為任何一種制作(寫作)最好能“身臨其境”才會更加詳盡到位。
8.其它：包括當地的特定風俗習慣、客戶的特別要求、客戶及活動的特別之外、活動的特別訴求，政治因素等。
