舉辦活動經(jīng)選擇,應樹立活動領導組織,擔任統(tǒng)領活動大局，選擇嚴肅事項。活動領導組織的首要責任:①擔任活動整體計劃的策劃、擬定:②擔任活動預備的組織、諧和、聯(lián)絡和督辦作業(yè)。
在特定相應的活動承辦者往后，需要在承辦者內(nèi)部樹立一個作業(yè)組織,即對活動全權(quán)擔任并對活動業(yè)務進行處理和效能的專門班子，如預備組或指揮部。預備組樹立組長-人,副組長若干人,擔任全程指揮與選擇計劃。作業(yè)責任：1.全部擔任活動作業(yè)的組織諧和作業(yè);②組織舉辦各作業(yè)組組長會議，聽取活動預備展開情況，并及時關(guān)長題活動重要事項;誠_決麵活動過程中呈現(xiàn)的疑問。
活動組織通常分為秘書和會務兩大組織。秘書組織首要擔任:記載、查找、收拾、編撰、送審、印制、分發(fā)活動中構(gòu)成的各種文字材料，組織和處理活動現(xiàn)場以及活動所用的器件等物品，各種文書方面的信息傳遞，互通情況等;以及輔佐選擇計劃,歸納諧和，交流信息,辦文辦會就事等。會務組織首要擔任:組織與會人員的簽到、接送,組織活動期間參與人員的食宿、交通，組織參與人員業(yè)余時間的賞識拜訪和娛樂活動，策劃活動費用，處理財務，款待賓客和來訪者等。盤繞上述功用,在活動的預備組以內(nèi)，應根據(jù)詳細的需要，下設若干精干的專項小組,在秘書、公關(guān)、禮賓、財務、會務等各方面“分兵把守”，各管一段,以使責任更加明晰?；顒咏M織組織歸于暫時組織，通常由有關(guān)方面暫時抽調(diào)作業(yè)人員構(gòu)成,各組織擔任人由活動領導機關(guān)暫時差遣。從事活動組織作業(yè)的人員,應當具有相應的專業(yè)實質(zhì)、業(yè)務水平緩活動作業(yè)經(jīng)驗，要有較高的作業(yè)熱心和出色的效能情緒,責任心要強,作業(yè)要周全、細致。通常各專項小組的分工和責任如下：
(1)秘書組:首要擔任整體諧和和活動組織首要作業(yè)責任:①活動作業(yè)議(流)程。②活動有關(guān)的各種告訴、文件、函件。③活動的策劃及組織施行。④活動活動的各種講話稿及署理賀電賀詞的*寫、修訂。⑤活動活動的諧和、分配。⑥活動活動的其他有關(guān)作業(yè)。
(2)會務組:首要擔任活動會場組織及有關(guān)會務作業(yè)此外,如需組織活動,作業(yè)責任還應包含:①活動所用禮儀隊成員的操練與管埋。②活動所用志愿者的操練與處理。③活動文藝演出及及其他活動的策劃、組織及施行等。
(3)對外聯(lián)絡組:首要擔任賓客的延聘聯(lián)絡首要作業(yè)責任:①聯(lián)絡參與活動的主管部門領導。②聯(lián)絡參與活動的朋友單位代表。③聯(lián)絡參與活動的當?shù)卣賳T。④聯(lián)絡參與活動的協(xié)作同伴(企寧業(yè)單位)。??系參與活動的學術(shù)界、文學界的知名人士。⑥聯(lián)絡參與活動的國外協(xié)作伙表。⑦聯(lián)絡參與活動的其他要人。⑧聯(lián)絡名人要人對活動的題詞等。
(4)款待組:首要擔任賓客的款待活動的款待小組,原則上應由年青、精干、身段與形象較好、口頭表達健力和應變能力較強的男女青年構(gòu)成。首要作業(yè)責任??①賓客的迎送。即在舉辦慶祝儀式的現(xiàn)場迎候或送行賓客。②賓客的引導。即由專人擔任為賓客帶路，將其送到既定的地址。③賓客的隨同。對于某些年事已高或非常重要的乘賓應組織專人隨同一貫,以便關(guān)心與照看。④賓客的款待。即指使專人為賓客送飲料、上點心以及供應其他方面的照看。
(5)財務組:首要擔任捐獻資金、物品的接納以及活動所需經(jīng)費的付出和處理
(6)交通組:首要擔任活動所需車輛的組織與調(diào)度
(7)安全保衛(wèi)組:首要擔任保衛(wèi)作業(yè)及車輛次序等首要作業(yè)責任:①活動現(xiàn)場及周邊環(huán)境治安的歸納整治。②進出活動現(xiàn)場的人員、車輛的查看和指揮。③慶?；顒悠陂g的治安保衛(wèi)作業(yè)。
(8)作業(yè)室宣揚組:首要擔任現(xiàn)場宣揚計劃策劃,聯(lián)絡媒體宣揚,活動環(huán)境裝飾美化,雇相、攝像等首要作業(yè)責任:1)編撰活動新聞稿件。②活動新聞作業(yè)者的延聘及款待③活動活動的環(huán)境組織。④宣揚標語的擬定。⑤宣揚計劃的擬定和組織實龜(如1?冊、書畫攝影展、錄像片、宣揚櫥窗及頁面等)。
(9)醫(yī)療保證組:首要擔任賓客和參與者的健康保證和活動突發(fā)衛(wèi)生事件的處置
(10)后勤組:首要擔任活動現(xiàn)場清潔衛(wèi)生、美化美化、活動活動用電保證餐飲效能等首要作業(yè)責任:①活動大會的保證預備及施行。②會場、主席臺的組織。③領導、賓客和作業(yè)人員的食宿組織。④預備作業(yè)和活動大會的交通保證。⑤活動現(xiàn)場環(huán)境的整修和現(xiàn)象的施行。⑥活動的有關(guān)后勤保證作業(yè)。
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