對于一個社會組織來說，不論是大到國家，仍是小到一個店肆、校園，要舉行
活動，都是一件非常嚴肅的工作。組織公共關系人員可能會提前幾個月或一年的時間來準備。
如果是一個國家或無量的組織，則活動的時間往往是其當時樹立的時間。在挑選舉行
公司活動時，時間上應當現已明白了。但對于某些樹立時間格外長遠的組織或單位，則需要事前細心地考證、挑選，然后才調判定下來，例如，全聚德舉行樹立260年的
活動策劃，就需要細心考據樹立的時間；山西省太原市舉行建城2500年活動活動，則更需要通過細密的考證、經市委研討后判定。
活動的舉行是組織的一件嚴肅工作，宣傳造勢是要細心
策劃的。一方面，組織活動的
策劃者能夠有序地將組織的前史資料進行傳達，在群眾中宣傳組織打開前史、
企業文化，激起群眾對組織的好感，增進群眾對組織的了解與信任，加深群眾對組織活動日的等候；另一方面，策劃者要有序地將活動的準備工作通過媒體傳達給內部與外部群眾，逐漸營建組織活動的氣氛。
在嚴肅活動舉行前，組織周邊表里環境都需要進行一定的計劃與整修，通過補葺給屆時到訪的嘉賓一種耳目一新、心曠神怡的感觸，以增進群眾對組織的好感。
