如何成功進行會展策劃,活動策劃
成功的會展活動源于成功的會展策劃,成功的策劃源于對社會資源的有效整合,有效的資源整合必須使用有效方法,成功的策劃源于一位合格的會展策劃師。會展策劃是對相關社會資源整合的過程,是一個系統工程。因此,用系統的觀念去認識資源,用系統的方法去分析整合資源,用系統的功能去實現資源的優化是會展成功策劃的創造性思維原理之一。
根據會展活動的普遍特征,其整個系統由名稱、內容、時間、地點、組織機構等五大要素構成。這五大要素互相聯系,形成會展活動的功能主體,對社會產生作用。會展活動具有增加地方市場消費、協助提高城市知名度、協助當地產業知識提高、協助拓展商機、連帶保存文化資產、增加就業機會等六大功能。為了不同程度地實現這些功能,會展組織和策劃者將會展活動相關的各類資源整合成完整的系統,并對系統內相關元素關系進行協調,以實現系統功能的優化,從而達到會展活動成功舉辦的目的。
五 W 系統分析法,是 WBSA 商務策劃知識體系中的 OK 原理與會展實務操作經驗相結合而產生的會展策劃的思維方法。所謂五 W 指: 1 、 WHAT (做什么)?即做什么樣的會展項目。它包括項目名稱、主題、內容、形式等; 2 、 WHY (為何做)?即選擇項目的背景理由是什么。其答案是基于對項目關聯的宏觀和微觀資源環境的分析、整理和判斷; 3 、 WHO (誰來參與)?即項目實施的組織機構和參與對象如何。它包括支持、主辦、承辦、執行承辦、協辦、贊助、參展、參會等單位的選擇; 4 、 WHERE (何地做)?即項目在什么地方舉辦。它包括舉辦地所處的政治、經濟、地理、文化、行政、人力等資源狀況的分析和判斷; 5 、 WHEN (何時做)?即項目實施的具體時間如何。通常包括項目的規劃、籌備、執行時間及周期的安排。會展組織者和策劃者采用五 W 系統分析法,可以對會展活動相關資源進行簡單地、明確地、系統地分析和整理,從而對會展活動的構成要素進行科學地定位。
解釋:
世界上的事物,都不是孤立存在,它們組成了一個個系統。常言道,樹枝動,百葉搖;牽一發而動全身。系統產生功能,不同系統產生不同的功能,協調系統內部的關系就能實現功能的優化。兩千多年前的李冰,在修建都江堰水利工程時,運用了樸素的系統思想和系統方法,把分洪、排沙、引水、灌溉工程組成了一個系統。魚嘴工程把岷江水劈為內江和外江,巧妙地把分洪和灌溉統一起來;寶瓶口控制著流入內江的水量,山洪爆發時,寶瓶口擋住了大部分的水,即內江的水位保持穩定,又保證了灌溉,防止了水害;飛沙堰使流水保持一定的速度,使流水沖走了淤沙;這樣一來,達到了興利除害的系統目標。岷江水滋潤了農田,滋潤了莊稼,使成都平原成為天府之國。
系統方法的智慧,創造了數不清的財富。我們要用系統的觀點認識事物,這樣才能認識到事物之間千絲萬縷的聯系。我們用系統的方法去改造世界,才能充分發揮系統的功能。系統有眾多的元素構成。它們互相聯系,形成了一個整體。比如,森林就是一個完整的生態系統,植物、動物、微生物、和土壤、陽光等是組成森林系統的各種元素。在這個系統中,任何一個元素的變化,都會影響另一個元素的變化,影響整個系統的變化。因此,我們要保護森林中的一草一木,使它們互相依存,生生不息。
會議與展覽本身是兩個系統。通常在大型會議召開時也舉辦展覽會,特別是專業性的會議如醫學會議、旅游會議、資訊會議等。與會者借由參加會議的同時,也能經由參觀展覽而親眼目睹最新的產品,參展廠商更希望利用會議的場合,來展示他們最先進的產品,為了突顯他們的位置,廠商往往不惜重金承租攤位與設計展示攤位,因此展覽對會議產生相當大的效益。由于會議與展覽這種內在的密切聯系,人們通常將兩者結合起來,策劃成一個整體的會展系統,以充分發揮其系統功能,以積聚人流、信息流、物流、資金流,對城市相關產業產生拉動作用。西方國家把會展稱作“信息沖浪”、“知識會餐”、“財富平臺”、“城市經濟的拉力器”,這是會展系統功能的綜合體現。而這些功能的真正實現,就必須對會展活動運用系統的思想、系統的方法,活動策劃,進行科學地、前瞻性地策劃。
從國內外會展活動對社會發展的影響情況來分析,會展活動作用于社會的主要功能有六個方面:(一)增加地方市場消費。由于參加會議與展覽的高層和白領階層人員居多,且參會的費用基本上由單位團體支付,因此參會人員展會期間的人均消費要比普通觀光旅游人員消費高。據統計一般參會人員的平均消費要比旅游觀光人員消費高 2—3 倍;再者,由于參展企業在廣告印刷、展示攤位、媒體宣傳等方面的投入,也增加了地方相關服務業的收入。(二)協助提高城市知名度。由于參加會展活動的代表來自五洲四海的不同行業,他們通過參加活動加深對地方的了解后,進而奔走相告,對舉辦會展的城市起到了積極的宣傳作用。這也是許多具備條件的城市熱衷于積極申辦國際性知名會展活動的主要原因。(三)協助當地產業知識提高。會展活動是集知識、信息、文化、技術等為一體的展示、交流、交易活動,特別是專業性很強的會展活動,對地方產業知識升級、產品的更新換代、產業結構的調整有著積極的推動作用。(四)協助拓展商機。會展活動源于傳統的廟會、集會,是勞動生產者、中間商和消費者從事交換的場所。買賣雙方通過參加會展活動,結識新客戶,發現新產品,開拓新渠道,了解新市場,以拓展新的商機。如“廣州交易會”、“上海市華交會”、“夏門投洽會”已成為國內外貿易投資商的主要交易場所,是我國對外貿易活動的重要組成部分。(五)連帶保存文化資產。大型的會展活動,通常設計許多地方傳統的文化節目以吸引更多的參會代表和觀光客,這對弘揚地方傳統文化,保存文化資產有著積極的作用。(六)增加就業機會。會展與城市相關產業的聯系非常密切。由于會展積聚大量的人流、物流、信息流、資金流,它對地方的旅游、交通、賓館、飯店、保險、文化娛樂、媒體、廣告、裝飾、視聽設備翻譯等行業有著互為推動的作用,從而給地方帶來更多的就業機會。
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