對于活動策劃者來說，活動沒有“彩排”，只有“現場直播”!
活動策劃者所策劃和推出的任何活動―從最初的邀請到現場管理―都是所在公司形象的直接反映。無論你策劃的是新產品發布會、正式會議、促銷會，還是頒獎典禮或籌款活動，你都應該牢記：成功策劃一個令人難忘的活動的關鍵就是細節。
一個活動的成功策劃涉及成千上萬的細枝末節，而且每一個環節都不能出現任何閃失。不論活動的參加者是50人還是2000人，也不論預算是區區幾萬元還是多達幾百萬元，活動的策劃和管理工作都如同在沒有保險的情況下高空走鋼絲！
設計和舉辦一次活動常常被比喻為執導一部電影，無論它是一次普通會議，還是公司活動、籌款活動、正式會議、會展活動、獎勵活動，或者其他特殊活動。但實際上籌辦活動更像在策劃一場現場直播的表演。它是一場高空走鋼絲而沒有安全網的表演，活動一旦開始就沒有任何彌補的機會。活動必須一次性完成，不可能有預先排練。你不可能喊：“停拍”，然后重新拍攝。拍電影時可以通過劇本預知未來，而活動進行中你就無法預測你的客人和供應商們將怎樣相互打交道，怎樣做出反應。不過你可以事先計劃，做一些準備工作，以便隨時處理意外情況。不要忘記墨菲法則：可能會出錯的事情一定會出錯。
在一次婚禮上，一名女服務員不小心絆倒，把婚慶蛋糕倒扣在地上。幸好蛋糕上蓋著一層布，只破壞了最上面一層的圖案。蛋糕被馬上送回廚房用糖霜、鮮花和新娘花束上的薄紗重新裝飾一番，很快又可以登場拍照了。
雖然你不是在拍一部角逐奧斯卡獎項的電影，但你是在創造一件可能會給別人留下永久回憶的作品。任何一場活動，無論是50人的小型活動還是2000余人的大型活動，應該像電影制作那樣有詳細的“劇本”，活動的預算也應該詳盡明確。為各類會議、公司活動、新產品發布、獎勵活動和特殊活動所作的預算少則幾萬，多則可達幾十萬甚至超出50萬美元,進行如此周密策劃的目的正如假日飯店的老標語所言：“不可有意外的事情發生”
在你開始策劃之前，你首先應決定是否該舉辦這次活動·如果決定舉辦，那么就要決定活動的規模，而活動規模取決于兩個要術：資金和日標0
你能花多少錢？
你應做的第一件事是確定你能為活動預備多少錢，即使最小創的活動也必須有資金保證。你可能會發現你的資金還不足以舉辦一場活動。等待有足夠資金再舉辦活動比活動開始后因資金不足而擱淺要好得多.
如果資金沒有問題，那么你必須提前決定能花多少錢，然后按照預算來策劃活動。預先對費用作粗略估算很有必要，因為通常先要獲得上級部門對預算的批準，活動才能舉辦。下面列出的初步預算的樣本，將幫助你粗略估算出舉辦活動的主要費用：
第3章將談到怎樣進行詳細預算。
成本的初步估算
一般來說，你可以從供應商那里獲取你想購買的各種物品的書面報價．在初步預算得到批準后這些價格將會確定下來。
下面是一個初步預算的樣本，它包括以下主要費用：
．邀請函
．住宿
．交通
．會場租金
．布置費用
．食品
．飲料
．擺花
．裝飾
．音樂
．娛樂
．發言人
．舞臺布置
．視聽設備
．燈光
．特殊效果
．攝影師
．座位卡
．菜單
．禮品
．保險
．保安
．勞務費
．電費
．宣傳材料
．公關費用
．翻譯費
．郵寄和手續費
．海關
．工作人員的工資
．各種雜費
制作一份詳細的清單，暫且不計費用，把所有可能需要的東西都包括進去，然后用彩筆標出其中必須列人的項目。剩下的項目可以在初步預算確定之后有選擇地補充進去。如果你的初步成本估算只包括了必有的項目，而總成本卻超出了預算，那么你就應該慎重考慮是否進一步實施預定計劃。如果初步估算遠未超過預算，你就可以開始添加那些備選項目了。
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